Как получить максимум от поездки на зарубежную выставку?

Не редки те случаи, когда люди отправляются на зарубежную выставку или семинар, но не получают ожидаемого результата. Все усилия, затраченные на подготовку поездки оказываются напрасными, сумма затрат выходит за все возможные рамки, а нервы уже на пределе… Как же использовать возможность посещения зарубежной выставки или семинара на все 100% и избежать неожиданных растрат? Об этом далее.

----------------------------------------------------------

Четкие цели определяют направление движения

----------------------------------------------------------

Не будет секретом, что для большинства посетителей поездка начинается с постановки целей. Поэтому чрезвычайно важно понимать, что вы именно хотите получить, в каком объеме, в какие сроки и какими средствами вы располагаете для осуществления сделки. Вы должны быть готовы к предметным переговорам на стенде потенциального партнера.

----------------------------

Скупой платит дважды

----------------------------

Когда цели определены, наступает пора поиска мероприятия. Здесь все достаточно просто: если обобщить, то наиболее подходящими мероприятиями будут выставки с большой площадью, количеством экспонентов и посетителей. В большинстве своем такие выставки проводятся в Западной Европе, США. В этом плане отдельного внимания заслуживает Восточная и Юго-Восточная Азия: из года в год здесь усиливается тенденция проведения выставок под известными брендами: Bauma, SIAL, IFAT, Tube, Wire, Conexpo и др.

Если найти нужное мероприятие не доставляет большого труда, то с подбором агентства, организующего поездку, возникают трудности. Человеку (или группе) очень непросто определиться, с кем же сотрудничать, кому доверить организацию своей поездки. На данный момент рынок услуг по организации поездок на зарубежные мероприятия нельзя считать сформировавшимся по ряду причин:

• количество в ущерб качеству: большинство компаний на рынке имеет краткосрочные цели, подготавливая предложения, позволяющие получить большой поток клиентов, что в итоге вызывает проблемы качества и уклонение от ответственности со стороны агентства;

• невнимательность: немногие компании уделяют должное внимание погружению в проблематику клиента, чтобы помочь ему в реализации планов;

• низкая эффективность работы: автоматизация, техническая оснащенность и маркетинговая составляющая находятся на низком уровне даже в агентствах, работающих на рынке более 10 лет;

• острый недостаток кадров: отсутствует институт подготовки квалифицированных молодых специалистов для данной сферы деятельности.

И это большая проблема, в первую очередь для вас, тех, кто готов оплатить услуги, но не знает, как лучше поступить. И здесь мы, наконец, подходим к заключению, что погоня за минимальной ценой оборачивается дополнительными расходами и стрессом:

• Демпинг. Агентства, предлагающие демпинговые цены, скорее всего, скрывают от Вас те расходы, которые возникнут у Вас после подписания договора. В таком случае, вполне закнономерно, что они не будут с должным вниманием и заботой относиться к возникающим во время поездки проблемам, поскольку их цель – обеспечить большой поток клиентов, в котором недовольные будут замещаться новыми заказчиками, делающими ставку на самую низкую цену.

• Очень привлекательная цена на отель, которая, вероятно, может стать одним из “крючков”, подтолкивающих Вас к принятию предложения, может обернуться его неудобным расположением или общей некомфортностью, что влечет за собой увеличение трат на транспорт и потрепанные в разбирательствах нервы.

• Питание – отдельный вопрос, тут есть простое правило: в хорошем отеле хорошее питание и если включены только завтраки, а в программе вы не видите специальных выездных обедов или ужинов, в Европе вам придется тратить на питание по 40-60 евро на человека в день.

• Внутренние трансферы: обратите внимание, если они не включены, то будьте готовы тратить значительные суммы на транспорт, самостоятельно добираясь до выставочного комплекса (при этом нет никакой гарантии, что вас не обманут).

• Переводчики по самой низкой стоимости: насколько вы уверены в профессиональности и отзывчивости такого переводчика? Одна неточность и вы можете неправильно понять слова партнера или наоборот – нанимайте профессионалов, гарантирующих качество оказываемых услуг.

• Отсутствие минимальной культурной программы – отсутствие возможности отвлечься и разгрузить голову перед следующим насыщенным днем работы на мероприятии, а также изучить культуру страны, с представителями которой вы собираетесь сотрудничать.

Можно привести еще множество неприятностей, которые возникают в случае жесточайшей экономии, наверняка, вы сталкивались с ними. Всегда помните о том, что бесплатный сыр – только в мышеловке, а скупой платит дважды.

-------------------------------------------------

Хороший план – превосходный результат

-------------------------------------------------

В отличие от деловых встреч в одном городе, неизвестно, когда может быть запланирована следующая встреча после выставки или семинара. В большинстве случаев дальнейшие отношения продолжаются дистанционно: через электронную почту, почтовые отправления, телефонные звонки и факсы. Поэтому на этих переговорах важно понять, насколько надежен партнер. Наиболее пристальное внимание стоит обращать на компании с развивающихся рынков: они еще относительно молоды и поэтому существует существенный риск несвоевременного или неполного выполнения обязательств.

Постарайтесь уточнить, может ли ваш исполнитель организовать встречи на выставках. Если это возможно, то вы сэкономите уйму времени! Вам не придется искать стенд и ждать, пока менеджер переговорит с очередью потенциальных клиентов. Вы просто приезжаете в назначенное время, а он ждет вас на стенде. Таким образом, можно распланировать весь день на мероприятии, избежав утомительного брожения по павильонам.

Отдавайте предпочтение «гибридным» программам, в которых помимо посещения выставки вам предлагается практическая часть, т.е., как и в семинарских программах: деловые встречи на объектах, в организациях и т.д.

Еще более полезными оказываются специальные семинарские программы, во время которых вы сможете не только побывать не объектах и изучить их, встретиться с представителями компаний, государственных органов и общественных организаций, но и перенять бесценный опыт зарубежных специалистов. Традиционно такие программы стоят дороже из-за сложности их организации, но эффект, который вы получаете, колоссален. Таким образом, соотношение цена/качество в этом случае гораздо лучше, конечно же, при условии, что вы обращаетесь в профессиональное агентство, отвечающее за взятые на себя обязательства.

------------------------------------------

Доверяйте работу профессионалам

------------------------------------------

Если вы хотите найти новых партнеров, перенять зарубежный опыт, получить индивидуальный внимательный подход и обойтись без непредвиденных затрат и испорченных нервов, обращайтесь в SOLBY.

Мы заинтересованы в решении Ваших задач и поэтому в каждом отдельном случае Вы получаете не просто поездки, а целый комплекс услуг, который (в зависимости от Ваших пожеланий) может включать встречи с экспонентами и организациями, посещение объектов, услуги переводчика, трансферы, культурную программу и многое-многое другое. Помимо этого мы организовываем зарубежные практические семинары по ключевым вопросам в различных отраслях.

Наша цель – Ваш результат. Вы можете обратиться к нам с вопросом, а мы подберем наиболее подходящие мероприятия и дополнительную программу. Иными словами, Вы ставите задачи, а мы создаем наилучшие возможности для их решения! Наши сотрудники имеют 12-летний опыт работы в сфере MICE.

Обращайтесь, мы всегда рады Вам!

Коллектив

Центра содействия бизнесу SOLBY

http://solbycenter.ru